Quản lý Lịch

1. Khái quát chung về E-Office CALENDAR

Để thực hiện các chức năng quản lý thời gian một cách hiệu quả, chúng ta cần một hệ thống lên lịch cuộc họp hoàn hảo. Chỉ có một hệ thống quản lý cuộc họp tốt mới có thể giải quyết các cuộc họp phát sinh mà không phải tốn nhiều thời gian. Chúng ta hoàn toàn có thể lên lịch cho mỗi cuộc họp với sự trợ giúp của hệ thống đặt lịch họp - E-Office Calendar – sẽ tiết kiệm được thời gian của chúng ta. Một cuộc họp được lên kế hoạch tốt có thể giúp chúng ta tạo ra các mối quan hệ kinh doanh hiệu quả cũng như sự phát triển của công việc kinh doanh. Quản lý thời gian hợp lý là rất quan trọng đối với bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào để cải thiện năng suất.

Với E-Office Calendar, trường học/doanh nghiệp có thể quản lý tất cả các cuộc họp của chúng ta bằng cách tự động hóa các quy trình lập lịch. Người dùng có thể sắp xếp các cuộc họp của họ một cách thuận tiện bằng cách sử dụng mô-đun này. Ngoài các hệ thống đặt chỗ truyền thống với số lượng lớn cuộc gọi và email để đặt chỗ, E-Office Calendar giảm bớt căng thẳng bằng cách giới thiệu hệ thống quản lý cuộc hẹn tự động.

Các tính năng chính của E-Office Calendar:

-  Sắp xếp tất cả các cuộc họp của khách hàng trong thời gian thực bằng cách kiểm tra các khoảng thời gian trống trong lịch làm việc.

-  Hiển thị các khoảng thời gian có sẵn (trống) cho các cuộc hẹn sẽ giúp khách hàng quản lý thời gian của họ.

-  Tùy chọn đặt lịch trực tuyến tiết kiệm thời gian cho cả hai bên bằng cách giảm các cuộc gọi điện thoại qua lại và email để đặt lịch hẹn.

-  Khách hàng có thể đặt lịch hẹn bất cứ lúc nào và từ bất cứ đâu tùy theo sự thuận tiện của họ.

-  Tránh được việc đặt lịch họp trùng nhau theo thời gian hoặc địa điểm.

-  Tùy chọn gửi lời nhắc trong hệ thống lập lịch cuộc hẹn sẽ đưa ra thông báo cảnh báo cho cả hai bên về các cuộc hẹn sắp tới.

2. Các chức năng chính

2.1 Tạo Cuộc họp

Là form tạo Lịch (Tạo lịch hẹn/họp) để gửi đến các khách hàng hoặc đối tác cần có trong cuộc họp/hẹn.

Mở form tạo Lịch: Click vào Thêm hoặc nhấp chuột tại khung giờ trong ngày cần tạo Lịch họp ngay trên trang chủ cũng là một cách tạo nhanh lịch họp

 

Bước 1: Chọn menu Lịch (Calendar)

Bước 2: Tại trang lịch, chọn mục Thêm bên gốc trái của form để mở form nhập nội dung Lịch họp mới.

Bước 3: Sau khi nhập xong nội dung chọn Tạo bên gốc phải của form để tạo Lịch mới.

Nếu chọn cách tạo lịch hẹn nhanh ngay trên lịch chính của trang chủ, người dùng chỉ cần chọn ngày, khung giờ cần tạo lịch và click chuột, ứng dụng sẽ mở cửa sổ tạo lịch nhanh (Hình 8). Sau khi tạo lịch hẹn xong, người dùng cần lưu ý kiểm tra và chỉnh sửa lại nội dung, thời gian, người tham dự, … cho chính xác với cuộc họp cần tạo trước khi gửi mail cho người tham dự.

Thông tin chi tiết các trường trong form:

-   Bắt đầu vào: Nhập thời gian bắt đầu Cuộc họp.

-   Kết thúc vào: Nhập thời gian kết thúc cuộc họp.

-   Thời lượng: Số giờ dự kiến diễn ra Cuộc họp (Hệ thống tự động tính số giờ sau khi nhập Thời gian bắt đầu và kết thúc của 2 trường trên).

-   Múi giờ: Hệ thống tự động chọn.

-   Cả ngày: Nếu chọn họp nguyên ngày người dùng tick vào chọn cả ngày.

-  Nhà tổ chức: Hệ thống sẽ tự động chọn người đang tạo lịch là người tổ chức/chủ trì cuộc họp. Người dùng có thể thay đổi người chủ trì bằng cách click chuột vào danh sách và tìm kiếm người chủ trì để thay đổi.

-   Mô tả: Nhập nội dung chính của cuộc họp bằng những gạch đầu dòng ngắn gọn để người tham dự nắm bắt trước thông tin và chuẩn bị cho cuộc họp.

-  Nhắc nhở: Chọn thông báo nhắc nhở về cuộc họp cho những người tham dự. Người dùng có thể thiết lập thời gian nhắc nhở thông qua Thông báo hoặc Email cho những người tham dự trước khi cuộc họp diễn ra.

-  Địa điểm: Nhập nơi diễn ra cuộc họp. Nếu họp trực tuyến, người dùng có thể gửi đường link cho người tham dự trên các nền tảng họp trực tuyến như Google Meet, Zoom, …

-  Tag: Người dùng có thể tạo Tag (từ khóa) và gắn vào mỗi cuộc họp để tiện cho việc phân loại các cuộc họp; Việc gắn Tag sẽ hỗ trợ tốt cho việc thống kê, tìm kiếm các cuộc họp đã, đang và sắp diễn ra.

Thông tin chi tiết các trường trong Tùy chọn:

-   Lặp lại: Nếu Cuộc họp định kỳ diễn ra lặp lại hàng ngày/tuần -> Người dùng tick chọn vào ô.

-  Lặp lại mỗi: Chọn số lần lặp lại cuộc họp theo ngày, tuần, tháng, năm, ... và người dùng còn có thể chọn thứ trong tuần để thiết lập cuộc họp định kỳ. Ví dụ: lặp lại cuộc họp đang tạo 1 lần/tuần vào thứ 2 hàng tuần.

-   Tính riêng tư: Người dùng có thể chọn Public (Ai cũng có thể thấy cuộc họp này), Riêng tư (Chỉ dành cho những người tham dự cuộc họp) và Người dùng nội bộ (Tất cả người dùng trong hệ thống).

-   Hiển thị: Hiện tình trạng cuộc họp là Khả dụng hoặc Bận.

Thông tin chi tiết các trường trong Lời mời:

-   Gửi lời mời: Sau khi kiểm tra tổng thể nội dung cuộc họp, người tham dự, ... Người dùng chọn Gửi lời mời -> Nội dung cuộc họp sẽ được gửi qua email của tất cả người tham dự và người được mời sẽ nhận một email để chi tiết về cuộc họp cũng như cập nhật trang thái Đồng ý (Accept) hoặc Từ chối (Decline) như hình sau:

Sau khi Gửi lời mời thành công thì hệ thống sẽ hiển thị thông tin, trạng thái, … của người tham dự 

*Tạo nhanh Cuộc họp trên giao diện chính của Trang chủ

Tại trang chủ của ứng dụng Lịch, người dùng chọn ngày, khung giờ cần tạo lịch và click chuột, ứng dụng sẽ mở cửa sổ tạo lịch nhanh như hình 7 bên dưới.

-         Meeting Subject: Chủ đề của Cuộc họp.

-         Tạo: Sau khi nhập xong Chủ đề -> Chọn Tạo để tạo cuộc họp mới.

-         Sửa: Chuyển hướng đến form chỉnh sửa nội dung chi tiết của Cuộc họp (Hình 8). Thực hiện chỉnh sửa nội dung trên form này tương tự như form nhập Lịch họp mới.

-        Cancel: Hủy cuộc họp đang tạo.

2.2 Sửa Cuộc họp

Là form chỉnh sửa nội dung Cuộc họp để gửi lại thông tin đến khách hàng hoặc đối tác khi Cuộc họp được thiết lập ban đầu cần thay đổi.

Tại trang Lịch -> Click chuột trái vào Cuộc họp cần được chỉnh sửa. Sau đó sẽ xuất hiện một cửa sổ sau đó chọn vào Sửa -> Xuất hiện cửa sổ mới với chi tiết cuộc họp như lúc tạo cuộc họp -> Chỉnh sửa nội dung cần thay đổi.

2.3 Xem Cuộc họp

a)    Dạng lịch

Tại giao diện chính của ứng dụng đặt lịch họp, người dùng có thể chọn xem tổng thể lịch họp theo ngày, tuần, tháng, ... như hình dưới

b)    Dạng danh sách

c)    Dạng bảng

2.4 Tìm kiếm/thống kê Cuộc họp

Ứng dụng cho phép tìm kiếm hoặc thống kê cuộc họp theo nhiều tiêu chí khác nhau: Tên cuộc họp, Nội dung cuộc họp, Người tham dự, Từ khóa (tag), …

Nhập nội dung cần tìm kiếm/thống kê -> Chọn tiêu chí -> Kết quả.

 

2.5 Thiết lập thời gian Nhắc nhở (Phân quyền Admin)

Ứng dụng cho phép thiết lập thời gian nhắc nhở cuộc họp theo nhiều mốc thời gian khác nhau. Form này dành cho người dùng có phân quyền Admin (Quản trị).

Đường dẫn đến form xem lịch các cuộc họp: Trang chủ -> Cấu hình -> Nhắc nhở.