1. Xem ngày phép còn lại của nhân viên
Bước 1: Chọn module nhân viên
Bước 2: Chọn nhân viên cần biết thông tin
Ngày phép còn lại sẽ được hiển thị phía trên mục thông tin
2. Xin nghỉ - Duyệt nghỉ
a. Quy trình cơ bản
Bắt đầu từ 1 yêu cầu xin nghỉ, Yêu cầu này được chuyển qua cho trưởng team (trưởng phòng) xét duyệt. Thông thường trưởng phòng sẽ đóng vai trò điều phối nhân sự và xét duyệt tính hợp lý của đơn xin nghỉ này. Trong trường hợp thiếu nhân sự hoặc công việc có yêu cầu đặc biệt, có thể đơn xin nghỉ này sẽ bị từ chối. Trưởng phòng cũng cần nắm được tình hình nhân sự của phòng ban/ team mình quản lý
Nếu bị từ chối, đơn nghỉ sẽ được trả lại cho người lao động. Nếu trưởng phòng duyệt, đơn này sẽ được chuyển qua cho bộ phận hành chính nhân sự. Lúc này bộ phận hành chính nhân sự đóng vai trò ghi nhận tính hợp lệ của đơn xin nghỉ. Ví dụ người lao động chỉ xin nghỉ phép 1 ngày nhưng người này đã hết phép, vậy thì kiểu nghỉ phép sẽ phải chuyển sang kiểu nghỉ không lương,.. Hơn hết, việc nhân sự duyệt nghỉ cũng là để hợp thức hóa với việc tính lương thưởng và các nghiệp vụ hành chính khác.
b. Các bước nhân viên xin nghỉ phép
Bước 1: Chọn vào Nghỉ phép và tạo đề nghị xin nghỉ.
Bước 2: Chọn vào ngày nghỉ phép mới
Bước 3: Chọn loại nghỉ phép, ngày nghỉ và thông tin mô tả
Bước 4: Chọn vào Lưu và đóng để hoàn thành
c. Trường hợp xin nghỉ với một nhóm nhân sự
Khi một phòng ban hay toàn bộ công ty có lịch nghỉ (ví dụ nghỉ du lịch, nghỉ Lễ,..), người quản lý bộ phận hành chính nhân sự có thể tạo Đề nghị nghỉ với 1 nhóm nhân viên.
Bước 1: Phê duyêt-> Nghỉ phép
Bước 2: nhấn vào nút "Tạo".
Bước 3: Chọn Chế độ là "Theo Phòng ban", sau đó điền tiếp các thông tin còn lại. Cuối cùng, nhấn vào nút lưu ở góc trên như ảnh dưới và chờ trưởng đơn vị duyệt.
3. Thiết lập các kiểu nghỉ
Để tạo mới các kiểu nghỉ: Menu Cấu hình -> Loại nghỉ phép
Sau đó, nhấn vào nút "Tạo" thì sẽ được kết quả trong như hình bên dưới:
Trong quá trình tạo mới kiểu nghỉ mới cần lưu ý 1 số thông tin sau:
- Validation/Thẩm định: Quy định các cấp duyệt với mỗi kiểu nghỉ
- No Validation : Không cần duyệt
- By Time Off Officer: 1 cấp độ duyệt (Cán bộ quản lý nghỉ duyệt hoặc Team Leader duyệt (Team Leader được xác định trên hồ sơ nhân sự ) )
- By Employee's Approver and Time Off Officer: 2 cấp độ duyệt: Team Leader duyệt > Cán bộ quản lý nghỉ duyệt
- Allocation: Cấp phát, là hành động để xác định trước xem mỗi nhân viên có bao nhiêu ngày/ giờ nghỉ tương ứng với mỗi kiểu nghỉ
-
Requires allocation: trừ vào số ngày nghỉ còn lại
-
Employee Requests: Nhân viên tự đề xuất
4. Cấp phát ngày nghỉ
Bước 1: vào menu Phê Duyệt -> Cấp Phát
Bước 2: Nhấn vào nút "Tạo"
Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin vào hình bên dưới
- Loại nghỉ phép: chọn loại nghỉ phép tương ứng cần cấp phát
- Validity Period: có hiệu lực từ ngày nào
- Chế độ/Mode: Cấp phát theo từng nhân viên hay đồng loạt cho Phòng ban, toàn trường
- Nhân viên: cấp phát ngày nghỉ cho nhân viên cụ thể
Bước 4: nhấn nút Lưu và sau đó nhấn nút "Xác nhận"
