HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ PHÊ DUYỆT
1. Đăng nhập vào hệ thống E-office
Đường dẫn: e-office.tbd.edu.vn
Sử dụng email TBD để đăng nhập vào hệ thống.
2. Vào phân hệ Phê duyệt
Sau khi đăng nhập vào hệ thống tại thanh menu ta sẽ thấy xuất hiện một tam giác màu tím như hình dưới đây:
Tiếp đến ta rê chuột vào vị trí này sẽ hiển thị được menu như sau => Lăn chuột xuống dưới cuối ta sẽ thấy được phân hệ Phê duyệt và click chuột vào đó.
Cuối cùng ta sẽ được một giao diện với các loại phê duyệt như sau:
3. Tạo một tờ trình
Ví dụ: Tạo 1 tờ trình mới của Trung tâm Chuyển đổi số
Đầu tiên tại giao diện chính chọn vào Yêu cầu mới của loại tờ trình muốn tạo.
Sau khi chọn vào vào tờ trình muốn tạo sẽ chuyển đến 1 giao diện mới với các thông tin cần thiết cho tờ trình của bạn (Tiêu đề, Tổng tiền, Số lượng, Mã tờ trình, …)
*Lưu ý : Cần chọn mã tờ trình phù hợp với phòng ban hoặc loại tờ trình Chọn loại mã tờ trình
Chọn loại mã tờ trình phù hợp với phòng ban và loại tờ trình (Mã tờ trình của phòng ban sẽ được khởi tạo trước đó)
Phía dưới thông tin chi tiết sẽ là các mẫu tờ trình được tạo. Dựa vào đó ta sẽ tạo nhanh các Tờ trình và chỉnh sửa lại cho phù hợp nhất.
Sau khi chọn một mẫu tờ trình sẽ xuất hiện một mẫu tương tự như ảnh dưới và ta có thể chỉnh sửa nội dung cho phù hợp với nhu cầu.
*Lưu ý: các phần có @ phía trước (Ví dụ: @matotrinh, @ngay, @thang,…) sẽ được sinh tự động.
Chi phí
Để thêm chi tiết các loại chi phí trong tờ trình. Ta chọn vào mục Chi phí => Chọn vào thêm 1 dòng để nhập vào chi tiết các loại chi phí
Người phê duyệt
Tại mục Người phê duyệt sẽ là thứ tự người nhận được tờ trình sau khi gửi tờ trình.
Ví dụ: Người đầu tiên duyệt thì sau đó người thứ 2 sẽ nhận được tờ trình đó.
Đính kèm tài liệu
Nếu khi trình cần kèm thêm tài liệu,…Ta chỉ cần chọn vào nút Đính kèm tài liệu sẽ mở cửa sổ thư mục trên máy => Chọn tài liệu cần thêm vào.
Lưu tờ trình
Sau khi đã soạn xong tờ trình, để lưu lại mẫu tờ trình ta chọn vào nút lưu được mô tả trong hình dưới:
Gửi tờ trình
Cuối cùng sau khi hoàn tất soạn nội dung tờ trình chọn vào Gửi để gửi đi tờ trình.
4. Mô tả trạng thái của một tờ trình được gửi đi
Ví dụ: Ở đây tờ trình sẽ được gửi từ Nguyễn Hữu Khánh Phát cho Nguyễn Thanh Phong đầu tiên và sau đó là Đinh Lê Nhật Tiến.
Sau khi chọn vào Gửi tờ trình đi sẽ hiện thị trạng thái chờ duyệt như sau:
Giao diện người duyệt đầu tiên (Nguyễn Thanh Phong):
Sau khi người đầu tiên đã duyệt thì tại giao diện người trình (Nguyễn Hữu Khánh Phát) sẽ xuất hiện trạng thái như sau:
Sau đó tại giao diện của người nhận thứ 2 (Đinh Lê
Nhật Tiến) sẽ xuất hiện thông báo và hiển thị trạng thái của người duyệt trước
đó:
Sau khi hoàn tất quá trình phê duyệt tại giao diện
người trình (Nguyễn Hữu Khánh Phát) sẽ xuất hiện trạng thái Đã Phê Duyệt như hình dưới:
Cuối cùng In
tờ trình (Để trình ký)
