Ví dụ cụ thể sử dụng Quản lý công việc

Các công việc được tập hợp theo nhóm gọi là Dự án. Dự án "Theo dõi công việc T8,9/2023" được xây dựng cho 1 yêu cầu cụ thể đang dùng Excel để quản lý. Trong hình dưới đây, công việc 1 sẽ được ghi nhân lại trong khối chức năng Quản lý công việc (QLCV).

Hình 1: Cách quản lý đầu việc dùng Excel.

Các đầu việc trong trang excel trên sẽ được chuyển thành các đầu việc tương ứng trong Dự án "Theo dõi công việc T8,9/2023".

Hình 2: Khối chức năng QLCV phân chia công việc theo Dự án.

Cột P: "Tình trạng" trong excel được thay thành 3 giai đoạn rõ ràng cho mọi công việc: Lên kế hoạch, Đang triển khai, Đã kết thúc. Các gia doạn có thể thêm bớt dể dàng.

Hình 3: Quản lý đầu việc theo các giai đoạn.

Khi vào chi tiết của 1 công việc, mọi thông tin của excel đều  có trường tương ứng để ghi nhân trong QLCV

Hình 4: Các thông tin liên quan của đầu việc có thể được ghi nhận lại đầy đủ.

Một vài thông tin quan trọng của công việc có thê được ghi nhận như sau:

• Mảng công việc (thêm tầng phân loại công việc): dùng dán nhãn Tag đê phân loại.
• Tiến độ thực hiện: trong phần Ghi chú bên phải (Hình 4) có thể ghi nhận lại các hoạt động đã xảy ra cho công việc này.
• Đánh giá của quản lý: vẫn dùng dán nhãn Tag để ghi nhận.

Có một vài ưu điểm có thế thấy ngay  của khối chức năng này so với Excel như sau:

• Có thể gắn thêm người quan tâm. Họ sẽ nhận Email thông báo thường xuyên các ghi nhận mới của công việc này. Để thêm bớt người theo dõi, nhấn vào biểu tượng ổ khóa góc trên bên phải của trang (Hình 4).
• Có thể lên lịch các hoạt động cần làm cho công việc này 1 cách tự động để nhắc mình không quên. Thực hiện việc lên lịch qua giao diện như Hình 5, bằng cách nhấn vào phần Các hoạt động bên phải Hình 4. 

Hình 5: Lên lịch cho 1 hoạt động cần làm.

• Có thể dễ dàng theo dõi các việc cần làm (nhờ việc lên lịch ở trên) trong ngày, trong tuần,.. và không bỏ sót thông qua giao diện như Hình 6.
  

Hình 6: Quản lý công việc theo thời gian.

• Có thể giao công việc cho đồng nghiệp / cấp dưới để họ cũng quản lý công việc theo phương pháp này cho mình.
• ...